Mudah-mudahan bemanfaat

Efektivitas penyampaikan pesan komunikasi bisnis, ditentukan oleh banyak hal. Satu di antaranya, adalah efektivitas penyampaian pesan dengan cara menarik perhatian komunikan. Untuk kepentingan ini, konsep AIDDA bisa kita terapkan.

Seperti yang disampaikan Wilbur Schram, the condition of success in communication”, yakni kondisi yang harus dipenuhi jika kita menginginkan agar suatu pesan membangkitkan tanggapan yang kita kehendaki, dengan memperhatikan :

a) Pesan harus dirancang dan disampaikan sehingga menarik.

b) Pesan harus menggunakan lambang-lambang tertuju kepada pengalaman antara komunikator dan komunikan, sehingga dimengerti.

c) Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan.

d) Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan komunikan.

Jadi., langkah pertama yang harus dilakukan, adalah bagaimana caranya kita bisa harus bisa menarik perhatian komunikan. Buat supaya komunikan tertarik untuk lebih ingin tahu mengenai isi pesannya. Penyajian pesan bisnis agar menarik, jelas pada awalnya, tergantung pada packaging pesan sesuai media yang digunakan.

Saat kita menggunakan media cetak misalnya, usahan pesan bisnis yang kita sampaikan sajiannya menarik. Baik dari segi content, maupun tampilan secara keseluruhan. Bisa diakali dengan pemilihan font ( jenis huruf ), warna ataupun design grafis secara keseluruhan.

Atau manakala kita menyampaikan pesan bisnis melalui televisi misalnya. Melalui team creative, harus bisa terkemas informasi yang sangat menarik. Karena ada kecenderungan, komunikan saat ini, tidak hanya butuh informasi, tetapi sesuatu yang bisa sekaligus menghibur mereka.

Saat kita harus melakukan komunikasi langsung misalnya., usahakan daya tarik bisa dimaksimalkan secara personal. Tentunya dalam hal ini,. komunikator harus benar-benar bisa “bicara” . Tidak hanya benar menyampaikan informasinya, tetapi juga menarik saat menyampaikannya.

Silahkan mencoba !!!

“Writing-the art of communicating thought to the mind- is the great invention in the work great, very great. It enabling us to converce with the dead, the absent, and the unborn, at all distances of time and space, and great not only in its direct benefits, but its great help to all other inventions”.-Abraham Lincoln.

Dalam dunia bisis, dan sebagai professional, writing atau menulis (pesan bisnis) merupakan hal sangat urgent. Karena seperti yang dijelaskan sebelumnya, untuk menyampaikan ide-ide, atau laporan penting yang menuntut perhatian dan konsentrasi penuh dalam pemahaman maupun penganalisaan, komunikasi dalam bentuk tulisan diyakani paling efektif. Logikanya, manakala komunikan kesulitan memahami pesan, dia bisa dengan mudah membaca kembali pesan yang disampaikan.

Secara umum, ada beberapa alasan mengapa writing penting dalam komunikasi bisnis,

1. Kemampuan mendengar manusia terbatas. Lebih rendah daripada kemampuan menerima /mencerna pesan lewat bahasa tulisan. Berbagai riset menunjukkan, kemampuan telinga manusia menangkap pesan lebih rendah ketimbang indera lainnya.
2. Pesan dalam bisnis tidak selalu simple atau sederhana. Bahkan lebih banyak yang memerlukan pemahaman dan penganalisaan maksimal. Mulai dari  business report, proposal, hasil meeting, perjanjian atau kontrak kerja,  research memo, sampai annual report.
3. Beberapa pesan bisnis, wajib didokumentasikan. Dan ini akan lebih mudah kalau disampaikan dalam bentuk komunikasi writing.

Sehingga sangatlah beralasan jika kemampuan menulis dalam aktivias komunikais bisnis sangatlah penting. Terlebih jika dikaitkan dengan beberapa survey yang dilakukan pelaku bisnis dunia dalam beberapa decade terakhir. Sebuah survey majalah Fortune misalnya menunjukkan, para senior tax executive  meyakini bawah  writing skill adalah atribut penting dalam proses perekrutan.

Survey serupa yang dilakukan periset Southern Utah University terhadap 90.000 anggota akuntan ternama Amerika Serikat membuktikan bahwa  kemampuan menulis yang baik adalah salah satu dari tujuh skill yang wajib dimiliki oleh para pelaku bisnis termasuk para akuntan. Luar biasanya, ke enam skill lainnya, ternyata berhubungan erat dengan communication skill, yakni :

1. Mendengar dengan efektif
2. Membuat dokumen dengan ejaan dan kalimat yang tepat
3. Mengajukan pertanyaan  yang tepat saat berhadapan dengan klieun
4. Mengorganisir informasi ke dalam kalimat dan paragraph
5. Menggunakan tata bahasa yang baik

Menggunakan vocabulary bisnis dengan benar

Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :

1. Persepsi. Komunikator harus dapat memprediksi apakah message yang disampaikan dapat diterima komunikan.
2. Ketepatan. Komunikan atau audience memiliki kerangka piker. Agar komunikadi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengeksperikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka piker komunikan.
3. Kredibilitas. Dalam berkomunikadi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bawah komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.
4. Pengendalian. Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.
5. Kecocokan. Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.

Sementara Ketrampilan meningkatkan efektivitas komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai cara menyangkut komunikasi verbal non verbal, lisan maupun tulisan.

1. Reading
2. Listening
3. Speaking dengan membuat dan atau melakukan percakapan menarik.
4. Melakukan wawancara
5. Kontak dengan kelompok-kelompok lain
6. Membiasakan diri berpidato dan atau melakukan presentasi

Writing dengan menulis surat, memo dan laporan.

Dalam dunia bisnis, komunikasi verbal menempati porsi besar. Karena kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih mudah disampaikan secara verbal ketimbang non verbal. Dengan harapan, komunikan (baik pendengar maun pembaca ) bisa lebih mudah memahami pesan-pesan yang disampaikan.

Prakteknya, komunikais verbal bisa dilakukan dengan cara :

1. Berbicara dan menulis. Umumnya untuk menyampaikan bussines message,orang cenderung lebih menyukai speaking (berbicara) ketimbang (writing ). Selain karena alas an praktis, speaking dianggap lebih mudah “menyentuh” sasaran karena langsung didengar komunikan. Namun bukan berarti pesan tertulis tidak penting. Untuk menyampaikan pesan bisnis yang panjang dan memerlukan pemahaman dan pengkajian matang, diperlukan pula penyampaian writing. Semisal penyampaian bussines report. Sangat tidak mungkin jika hanya disampaikan dengan berbicara.
2. Mendengarkan dan membaca. Kenyataan menunjukkan, pelaku bisnis lebih sering mendapatkan informasi ketimbang menyampaikan informasi. Dan aktivitas penerimaan informasi.pesan bisnis ini dilakukan lewat proses (listening) mendengarkan dan membaca (reading). Sayangnya, kenyataan juga menunjukkan, masih banyak di antara kalangan bisnis yang tidak memiliki kemampuan dan kemauan memadai untuk melakukan proses reading dan listening ini. Sehingga pesan penting sering hanya berlalu begitu saja, dan hanya sebagian kecil yang tercerna dengan baik.

KOMUNIKASI NON VERBAL

Meski jarang disadari diyakini manfaatnya, Komunikais non verbal ( non verbal communicarion) menempati porsi penting. Banyak komunikasi verbal tidak efektif hanya karena komunikatornya tidak menggunakan komunikasi non verbal dengan baik dalam waktu bersamaan.

Melalui komunikasi non verbal, orang bisa mengambil suatu kesimpulan mengenainsuatu kesimpulan tentang berbagai macam persaan orang, baik rasa senang, benci, cinta, kangen dan berbagai macam perasaan lainnya. Kaitannya dengan dunia bisnis, komunikasi non verbal bisa membantu komunikator untuk lebih memperkuat pesan yang disampaikan sekaligus memahami reaksi komunikan saat menerima pesan.

Bentuk komunikasi non verbal sendiri di antaranya adalah, bahasa isyarat, ekspresi wajah, sandi, symbol-simbol, pakaian sergam, warna dan intonasi suara.

Tujuan komunikais non verbal ;

1. Menyediakan/memberikan informasi
2. Mengatur alur suatu percakapan
3. Mengekspresikan suatu emosi
4. Memberi sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkankan pesan-pesan verbal.
5. Mengendalikan atau mempersuasi orang lain
6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajar seseorang untuk melakukan serve badmintos, belajr golf dan sejenisnya.

Lebih jauh, relevansi komunikasi non verbal dalam dunia bisnis, komunikasi non verbal yang disampaikan dengan baik akan mampu membantu seseorang meningkatkan kredibilitas dan potensi leadeship, selain tentunya akan mempermudah proses penyampaian pesan inti kepada komunikan.

Secara general, komunikasi adalah proses penyampaian lambang-lambang berarti (pesan) dari seorang komunikator kepada komunikan untuk menghasilkan efek tertentu.

Dari defenisi umum dan sederhana tadi bisa terlihat sejumlah unsure penting komunikasi itu sendiri, yakni :

1. Komunikator ( Communicator ), penyampai pesan.
2. Pesan ( message), lambang-lambang berarti yang disampaikan.
3. Komunikan ( communican ), penerima pesan
4. Efek ( Effect ), segala perubahan dalam diri komunikan yang ingin dicapai. Baik perubahan pengetahuan ( koginitif), perubahan perasaan (afektif) dan perubahan prilaku (konatif/behavioural).

Saat proses komunikasi berlangsung, baik komunikan maupun komunikator mengeluarkan feedback (umpan balik) terhadap pesan yang disampaikan masing-masing.

Dalam aktivitas di suatu organisasi bisnis, komunikasi merupakan aktivitas urgent yang memegang peranan sangat penting. Sebuah kegagalan dalam organisasi bisnis, banyak yang disebabkan oleh kurang tertatanya komunikasi bisnis yang dilakukan para pelaku di organisasi tersebu.

Komunikasi bisnis ( Communication Bussines ) sejatinya adalah segala bentuk komunikasi  yang digunakan dalam dunia bisnis, mecakup berbagai macam bentuk komunikasi. Baik komunikasi verbal, maupun non verbal

Komunikais bisnis yang berhasil dengan baik, adalah komunikasi yang bisa dilakukan secara efektif sesuai dengan situasi dan kondisi di organisasi bersangkutan. Pimpinan yang baik,  tahu dan faham benar macam dan bentuk komunikasi yang harus diterapkan saar bicara dengan bawahan misalnya. Atau seorang salesman faham menggunakan trik-trik approach komunikasi saat akan mempersuasi calon klien atau pembeli.

Intinya, jika dilakukan dengan tepat, baik dan efekti, komunikasi akan menjadikan salah satu item penting penentu sukses tidaknya sebuah organisasi.perusahaan.